Dalam Kamus Bahasa Indonesia: "Tata
Usaha" ialah penyelenggaraan tulis menulis (keuangan dan sebagainya) di
perusahaan,negara dan sebagainya. Sedangkan "penata usaha" adalah orang
yang menyelenggarakan tata usaha.
"Tata Usaha" juga dapat diartikan
sebagai kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan
keterangan-keterangan, sehingga keterangan-keterangan tersebut dapat digunakan
secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan suatu organisasi yang
bersangkutan dan juga oleh siapa saja yang membutuhkannya.
Ciri Ciri Pelaksanaan Tata Usaha
Dalam
pelaksanaan tata usaha mempunyai ciri-ciri tersendiri, ciri – ciri
tersebut adalah:
1.
Bersifat Pelayanan
Dalam hal ini tata usaha hanyalah memberi pelayanan dan
bantuan agar satuan operatif dapat menghasilkan keuntungan atau tujuan yang
akan dicapai.
2.
Bersifat Merembes Kesegenap Bagian Dalam Organisasi
Ini berarti tata usaha sangat diperlukan di mana-mana dan dilaksanakan
dalam seluruh organisasi. Lebih dari itu Tata Usaha dapat mencapai ke segala
tempat dan tidak hanya terbatas dalam lingkungan bangunan, gedung, tata kantor
dari suatu badan usaha atau organisasi yang bersangkutan.
3.
Dilaksanakan Oleh Semua Pihak Dalam Organisasi
Tata usaha dilaksanakan oleh semua pihak yang ada dalam
organisasi terlepas dari tugasnya masing-masing. Walaupun Tata Usaha merupakan
tugas dari sekelompok pegawai tapi juga dapat dilakukan oleh pejabat pimpinan
yang tertinggi dan tidak mengubah kedudukan pejabat tersebut sebagai kepala
yang tugas pokoknya adalah menggerakkan karyawan dan segenap
fasilitas-fasilitas yang ada pada kantor tersebut.
Kegiatan Tata Usaha
Menurut
Waworuntu dalam Saiman (1991; 17) kegiatan tata usaha merupakan kegiatan yang
berhubungan dengan jasa – jasa perkantoran yang terdiri dari hal-hal
berikut ini:
- Korespondensi dan lapangan
kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan relasi atau kemitraan kerja
organisasi ataupun kantor sampai pada persiapan hal-hal yang harus
dilaporkan kepada pimpinan.
- Tata hubungan yang berhubungan
dengan proses surat menyurat, penerimaan dan pengiriman telepon serta
faximile.
- Pencatatan dan perhitungan,
kegiatan ini berhubungan dengan data-data laporan, data statistik, dan
lain – lain.
- Kearsipan, hal ini penting
dalam rangka penyimpanan surat-surat atau dokumen yang dinilai penting dan
berkaitan dengan kegiatan kantor/organisasi
Contoh
Sistem Tata Usaha
Ketika saya ingin membayar uang
semester di Universitas Gunadarma saya harus datang ke bagian tata usaha atau
Bank DKI dan saya harus membawa blanko pembayaran yang nantinya akan saya
berikan sebagai tanda bukti bahwa saya adalah mahasiswa gunadarma. Setelah saya
memberikan uang semester dan blanko kepada petugas,lalu petugas menandatangani
dan memberikan stempel pada blanko tersebut dan blanko dikembalikan lagi kepada
saya sebagai tanda bukti bahwa saya telah membayar uang semester.
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar